Aktenlauf.

Aktenlauf lernen · 16 geduldige Erklärungen

Jeder wichtige Arbeitsbereich verständlich erklärt.

Die Reihe führt vom ersten Start bis zu sicherheitskritischen Entscheidungen im Alltag. Jedes Tutorial verbindet mehrere geprüfte Produktabläufe zu einer ruhigen, nachvollziehbaren Erklärung.

  1. 01Onboarding & erster Fall
  2. 02Erstkontakt und Fallakte
  3. 03Tagesarbeit planen
  4. 04Kontakte und Partner
  5. 05Angebot bis Zahlung
  6. 06Dokumente und Nachweise
  7. 07Datenübernahme & Mapping
  8. 08Tageszentrale
  9. 09Fallakte sicher führen
  10. 10Termine koordinieren
  11. 11Rechnungen
  12. 12Fremdbelege
  13. 13Betrieb einrichten
  14. 14Team & Zugänge
  15. 15Zugang schützen
  16. 16Testphase & Export

Schritt 1 von 16

Onboarding: vom Konto zum ersten Fall

Zugang, Einstiegsauswahl, optionales Betriebsprofil, Beispielfall und der klare Weg zum ersten eigenen Fall.

5 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 1:49 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Betrieb und Zugang anlegen
  2. 02Den passenden Einstieg wählen
  3. 03Betriebsprofil passend zum Start ergänzen
  4. 04Den Beispielfall sicher prüfen
  5. 05Den ersten echten Arbeitsweg starten
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  1. Betrieb und Zugang anlegen

    Öffnen Sie Registrieren. Tragen Sie Betriebsname, E-Mail-Adresse und Passwort ein. Mit Betrieb anlegen erreichen Sie direkt die Übersicht. Nach dem Abmelden kehren Sie mit denselben Daten sicher in Aktenlauf zurück.

  2. Den passenden Einstieg wählen

    Öffnen Sie über Betrieb und Konto die Ersten Schritte. Dort wählen Sie genau den Einstieg, der zu Ihrem Betrieb passt: einen gekennzeichneten Beispielfall ansehen, direkt einen Todesfall aufnehmen oder vorhandene Daten zunächst in einer Vorschau prüfen.

  3. Betriebsprofil passend zum Start ergänzen

    Für das Kennenlernen müssen Sie nicht jede Einstellung vorab ausfüllen. Spätestens vor fertigen Dokumenten und Rechnungen ergänzen Sie im Betriebsprofil Anschrift und Zahlungsziel. Die zentral gespeicherten Werte übernimmt Aktenlauf anschließend in neue Fälle und Belege.

  4. Den Beispielfall sicher prüfen

    Wenn Sie Aktenlauf erst kennenlernen möchten, legen Sie den deutlich gekennzeichneten Beispielfall an. Öffnen Sie Fallakte, Aufgaben, Dokumente und Rechnung ohne eigene Daten. Kehren Sie danach zu den Ersten Schritten zurück und entfernen Sie den Beispielfall vollständig.

  5. Den ersten echten Arbeitsweg starten

    Für einen neuen Sterbefall wählen Sie Im Alltag anfangen und dann Todesfall aufnehmen. Aktenlauf führt Sie von den Eckdaten in die vorbereitete Fallakte. Liegen bereits Bestandsdaten vor, wählen Sie stattdessen Daten übernehmen und folgen dem Tutorial Datenübernahme und Mapping. Beide Wege sind Alternativen, keine doppelte Pflicht.

Schritt 2 von 16

Vom Erstkontakt zur Fallakte

Geführte Todesfallaufnahme, alternative Fallarten und eine klar gegliederte Fallakte ohne Doppelerfassung.

5 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 1:56 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Erstkontakt und Übergabe
  2. 02Weitere Fallart anlegen
  3. 03Die erste Todesfallaufnahme geführt beginnen
  4. 04Die neue Fallakte prüfen
  5. 05Sichtbare Arbeitsgrundlage
Vollständiges Transkript lesen

  1. Erstkontakt und Übergabe

    Wählen Sie im Tagesgeschäft Todesfall aufnehmen. Erfassen Sie Erstkontakt und Falldaten einschließlich Freigabe, Zuständigkeit, Absprachen, Übergabe, Ziel und Gegenstände. Aus der geprüften Annahme legen Sie anschließend die vollständige Fallakte an, ohne Angaben doppelt zu erfassen.

  2. Weitere Fallart anlegen

    Sterbefälle beginnen immer über Todesfall aufnehmen. Für Verkauf, Überführung oder eine zusätzliche Fallart öffnen Sie Fälle und wählen Weitere Fallart anlegen. Erst nach der bewussten Auswahl erscheinen die passenden Falldaten und die Vorschau der Arbeitsgrundlage.

  3. Die erste Todesfallaufnahme geführt beginnen

    Öffnen Sie über Betrieb und Konto den Bereich Erste Schritte und starten Sie dort die Todesfallaufnahme. Erfassen Sie Erstkontakt, aktuellen Stand und Übergabe. Nach der Prüfung öffnet Aktenlauf die Fallakte im Überblick mit Status und den nächsten Arbeitsschritten.

  4. Die neue Fallakte prüfen

    Fallregister und Fallakte bleiben getrennte Arbeitsansichten. Wählen Sie einen Vorgang und prüfen Sie Name und Status. Die Fallakte gliedert sich in Überblick, Personen, Unterlagen, Auftrag, Rechnung und Verlauf. Mit Alle Fälle kehren Sie ins Register zurück.

  5. Sichtbare Arbeitsgrundlage

    Bei weiteren Fallarten zeigt Aktenlauf vor dem Speichern, welche Aufgaben, Dokumente und Rechnungspositionen aus Ihrer Auswahl entstehen. Prüfen Sie die Vorschau, legen Sie den Fall an und kontrollieren Sie die erzeugten Bereiche. Unter Übersicht erscheint der Vorgang anschließend in der Tageszentrale.

Schritt 3 von 16

Tagesarbeit mit Aufgaben und Terminen planen

Ein zusammenhängender Arbeitsablauf von der Übersicht über Aufgaben und Phasen bis zu Kalender und Fallabschluss.

6 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 2:11 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Mit Überblick beginnen
  2. 02Aufgaben zuverlässig bearbeiten
  3. 03Den nächsten Abschnitt erkennen
  4. 04Termin aus dem Kalender anlegen
  5. 05Termine weiterbearbeiten
  6. 06Fall bis zum Abschluss verfolgen
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  1. Mit Überblick beginnen

    Beginnen Sie mit der Übersicht, Ihrer Tageszentrale. Dort sehen Sie Aufgaben, Termine und aktive Fälle. Ein Eintrag führt direkt zu Aufgabe, Kalender oder Fallakte. Über das Fallregister erreichen Sie jeden Vorgang.

  2. Aufgaben zuverlässig bearbeiten

    Öffnen Sie die Fallaufgaben. Haken Sie Checklistenpunkte ab; der Status bleibt nach Neuladen erhalten. Über Aufgabe hinzufügen erfassen Sie Titel, Fälligkeit und Zuständigkeit. Klappen Sie Phasen für eine kompakte Ansicht ein oder aus.

  3. Den nächsten Abschnitt erkennen

    Die Markierung zeigt die aktive Phase. Erledigen Sie deren offene Punkte und kontrollieren Sie den Status. Sobald nichts mehr aussteht, aktiviert Aktenlauf automatisch die nächste Phase. Der Fortschritt folgt der Arbeit und bleibt in der Fallakte nachvollziehbar.

  4. Termin aus dem Kalender anlegen

    Öffnen Sie den Kalender und wählen Sie den Tag. Das vorbelegte Datum bleibt änderbar. Ergänzen Sie Uhrzeit, Titel, Ort und optional den Fall. Speichern Sie und prüfen Sie den Termin in Kalender oder Agenda.

  5. Termine weiterbearbeiten

    Öffnen Sie den Termin, ändern Sie Angaben oder wechseln Sie zum Fall. Über ICS gelangt er in einen externen Kalender. Speichern und prüfen Sie Änderungen. Nicht benötigte Termine löschen Sie nach Bestätigung; danach fehlen sie in Kalender und Agenda.

  6. Fall bis zum Abschluss verfolgen

    Führen Sie den Fall durch die Status. Die Fallakte zeigt den aktuellen Stand. Über Alle Fälle kehren Sie ins Fallregister zurück und öffnen den nächsten Vorgang. Setzen Sie einen Fall erst nach der Arbeit auf Abgeschlossen. Die Übersicht übernimmt den Status.

Schritt 4 von 16

Kontakte und Geschäftspartner zentral pflegen

Personen und Organisationen zentral anlegen, mögliche Duplikate erkennen und in mehreren Fällen passend verknüpfen.

5 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 1:20 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Personen und Organisationen anlegen
  2. 02Partner finden und Duplikate vermeiden
  3. 03Einen Kontakt mehrfach nutzen
  4. 04Geschäftspartner im Fall verknüpfen
  5. 05Zentrale Daten aktuell halten
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  1. Personen und Organisationen anlegen

    Legen Sie unter Kontakte eine Person mit Rolle an. Ergänzen Sie den gespeicherten Datensatz zentral. Für Friedhöfe oder Partner wählen Sie eine Organisation mit mehreren Rollen; Detailfelder bleiben bearbeitbar.

  2. Partner finden und Duplikate vermeiden

    Prüfen Sie den Places-Treffer und übernehmen Sie passende Felder. Bei Personendubletten öffnen Sie zuerst den vorhandenen Kontakt.

  3. Einen Kontakt mehrfach nutzen

    Öffnen Sie im ersten Fall Personen und dort Beteiligte. Verknüpfen Sie den zentralen Kontakt als Friedhof. Im zweiten Fall wählen Sie denselben Kontakt als Steinmetz. Die Stammdaten bleiben gemeinsam, die Fallrollen getrennt.

  4. Geschäftspartner im Fall verknüpfen

    Öffnen Sie in der Fallakte Personen und dort Beteiligte. Suchen und speichern Sie den Geschäftspartner. Entfernen Sie später nur den Fallbezug; der zentrale Kontakt bleibt erhalten.

  5. Zentrale Daten aktuell halten

    Ändern Sie Stammdaten zentral unter Kontakte. Die Fallakten übernehmen den gepflegten Datensatz unter Personen und Beteiligte; ihre jeweilige Rolle bleibt getrennt.

Schritt 5 von 16

Vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung

Leistungen mit Herkunft im Fall-Hauptbereich Auftrag übernehmen, fallbezogene Rechnungen prüfen und Korrektur sowie Zahlung zentral unter Finanzen abschließen.

6 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 1:42 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Leistungen aus dem Katalog übernehmen
  2. 02Paket und Einzelleistung kombinieren
  3. 03Beratung und Auftrag verbinden
  4. 04Rechnung im Fall öffnen und prüfen
  5. 05Rechnung ausgeben oder stornieren
  6. 06Zahlung abschließen
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  1. Leistungen aus dem Katalog übernehmen

    Öffnen Sie in der Fallakte den Hauptbereich Auftrag. Wählen Sie ein Produktpaket und prüfen Sie Positionen, Mengen und Preise. Ergänzen Sie eine Einzelleistung. Die Paketherkunft bleibt bei der Übernahme sichtbar.

  2. Paket und Einzelleistung kombinieren

    Unter Auftrag fließen Paket und Einzelleistung in den Kostenvoranschlag. Nach der Bestätigung übernimmt Aktenlauf beide in Auftrag und Rechnung. Rechnung bearbeiten öffnet die globale Ansicht Finanzen.

  3. Beratung und Auftrag verbinden

    Öffnen Sie in der Fallakte den Hauptbereich Auftrag. Dokumentieren Sie dort Entscheidungen und offene Punkte in der Beratung. Erstellen und prüfen Sie den Kostenvoranschlag vor der Auftragsbestätigung. Begründen Sie spätere Leistungsänderungen; Beratung, Auftrag und Rechnung bleiben vollständig verbunden.

  4. Rechnung im Fall öffnen und prüfen

    Öffnen Sie im Fall Rechnung und wechseln Sie mit Rechnung bearbeiten zu Finanzen. Ergänzen oder entfernen Sie Positionen im Entwurf, prüfen Sie Beleg und Summen und schreiben Sie ihn danach fest.

  5. Rechnung ausgeben oder stornieren

    Nach dem Festschreiben bleibt die Rechnung unter Finanzen unverändert und exportierbar. Für Korrekturen stornieren Sie; der Entwurf erhält beim erneuten Festschreiben eine neue Nummer.

  6. Zahlung abschließen

    Bearbeiten Sie Zahlungen unter Finanzen. Entfernen Sie falsche Buchungen, prüfen Sie den neu berechneten Restbetrag und buchen Sie den vollständigen Eingang. Bezahlt bleibt in der Fallakte unter Rechnung sichtbar.

Schritt 6 von 16

Dokumente und Nachweise im Kern bearbeiten

Dokumente unter Unterlagen prüfen, fehlende Unterlagen beim Standesamt nachhalten und festgeschriebene Rechnungen mit ihren Exporten nachvollziehbar bewahren.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 1:24 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Erzeugte Dokumente kontrollieren
  2. 02Fehlende Unterlagen beim Standesamt nachhalten
  3. 03Rechnung im Fall öffnen und ausgeben
  4. 04Nachweise im Fallverlauf wiederfinden
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  1. Erzeugte Dokumente kontrollieren

    Prüfen Sie vor der Fallanlage die Live-Vorschau mit Aufgaben, Dokumenten und Rechnungspositionen. Legen Sie den Fall erst danach an. Öffnen Sie in der Fallakte Unterlagen und darin Dokumente. Kontrollieren Sie dort die vollständig erzeugte Arbeitsgrundlage.

  2. Fehlende Unterlagen beim Standesamt nachhalten

    Öffnen Sie in der Fallakte Unterlagen und Standesamt. Markieren Sie Fehlendes und dokumentieren Sie die Rückfrage. Setzen Sie nach korrigierten Angaben die Prüfung fort und halten Sie die Urkundenübergabe fest. Jeder Schritt bleibt im Verlauf sichtbar.

  3. Rechnung im Fall öffnen und ausgeben

    Öffnen Sie in der Fallakte den Hauptbereich Rechnung und wechseln Sie über Rechnung bearbeiten zu Finanzen. Kontrollieren Sie dort Empfänger, Positionen und Summen im Entwurf. Das Festschreiben sperrt Änderungen und bewahrt die dokumentierte Fassung. Exporte bleiben unter Finanzen erreichbar.

  4. Nachweise im Fallverlauf wiederfinden

    Rechnung, Zahlung und Export bleiben mit der Fallakte verbunden. Prüfen Sie Zahlstatus unter Rechnung und Ausgaben unter Finanzen. Auch die Unterlagenübergabe bleibt dokumentiert. Im Verlauf erkennen Sie den vollständigen Stand, ohne Dateien außerhalb des Vorgangs zu suchen.

Schritt 7 von 16

Onboarding: Daten übernehmen und Mapping prüfen

Der zweite Onboarding-Pfad für Bestandsdaten: Datei wählen, Spalten und Werte sicher zuordnen und importierte Fälle kontrollieren.

5 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 1:34 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Onboarding-Pfad Datenübernahme öffnen
  2. 02Gültige Quellzeilen auswählen
  3. 03Spalten und Werte manuell zuordnen
  4. 04XLSX-Datei mit Datumsfeldern übernehmen
  5. 05Import unter Personen und Überblick kontrollieren
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  1. Onboarding-Pfad Datenübernahme öffnen

    Wenn Sie mit vorhandenen Daten starten, öffnen Sie unter Betrieb und Konto den Bereich Daten übernehmen. Stellen Sie eine CSV-, XLSX- oder XLS-Datei bereit, prüfen Sie Name und Format und setzen Sie eine falsche Auswahl vor der Zuordnung einfach zurück.

  2. Gültige Quellzeilen auswählen

    Aktenlauf trennt gültige und beanstandete Zeilen. Wählen Sie nur geprüfte Fälle. Gleich hochgeladene Zeilen erkennt und überspringt Aktenlauf als Duplikate.

  3. Spalten und Werte manuell zuordnen

    Im Mapping ordnen Sie Vorname, Nachname, Datumsfelder, Bestattungsarten und abweichende Rohwerte den Zielfeldern zu. Die Vorschau zeigt, wie Aktenlauf jede Zeile versteht und welche Datensätze gesperrt bleiben. Starten Sie die Übernahme erst, wenn alle nötigen Spalten plausibel zugeordnet sind.

  4. XLSX-Datei mit Datumsfeldern übernehmen

    XLSX-Dateien können Sie übernehmen. Prüfen Sie Datumswerte und abweichende Spalten in der Vorschau. Nach der Zuordnung importieren Sie und öffnen den angelegten Fall zunächst im Überblick.

  5. Import unter Personen und Überblick kontrollieren

    Öffnen Sie den importierten Fall und wechseln Sie zu Personen. Prüfen Sie unter Stammdaten Namen und Datumswerte, unter Beteiligte die übernommenen Personen und danach im Überblick die nächsten Aufgaben.

Schritt 8 von 16

Die Tageszentrale verstehen

Offene Annahmen, aktive Fälle, Aufgaben und heutige Termine sicher einordnen und direkt weiterarbeiten.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:48 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Den Arbeitsstand auf einen Blick lesen
  2. 02Offene Arbeit richtig einordnen
  3. 03Heutige Termine und Bestätigungen prüfen
  4. 04Ohne Umweg in den nächsten Schritt wechseln
Vollständiges Transkript lesen

  1. Den Arbeitsstand auf einen Blick lesen

    Die Tageszentrale bündelt offene Annahmen, aktive Fälle und nächste Schritte. Sie erkennen sofort, wo heute eine Entscheidung nötig ist.

  2. Offene Arbeit richtig einordnen

    Öffnen Sie einen Fall direkt aus der Übersicht. Status und Aufgaben bleiben dabei dieselben wie im Fallregister und in der Arbeitsmappe.

  3. Heutige Termine und Bestätigungen prüfen

    Der Bereich Heute trennt fällige Termine von späteren Ereignissen. Ausstehende Bestätigungen bleiben sichtbar, bis Sie den nächsten Schritt dokumentieren.

  4. Ohne Umweg in den nächsten Schritt wechseln

    Jede Karte führt in den passenden Arbeitsbereich. So dient die Tageszentrale als Orientierung, ohne Informationen an einer zweiten Stelle zu pflegen.

Schritt 9 von 16

Fallregister und Fallakte sicher führen

Fälle finden, Stammdaten pflegen, Beteiligte verknüpfen und Änderungen im Verlauf nachvollziehen.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:48 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Fallregister und Fallakte unterscheiden
  2. 02Falldaten bewusst ändern
  3. 03Beteiligte ohne Dubletten verknüpfen
  4. 04Änderungen als Nachweis lesen
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  1. Fallregister und Fallakte unterscheiden

    Im Fallregister finden und filtern Sie alle Fälle. Die Fallakte öffnet anschließend genau den Arbeitsstand des ausgewählten Sterbefalls.

  2. Falldaten bewusst ändern

    Unter Personen bearbeiten Sie verstorbene Person, Auftraggeber und Bestattungsdaten. Speichern Sie erst, wenn die geprüften Angaben vollständig sind.

  3. Beteiligte ohne Dubletten verknüpfen

    Geschäftspartner und Angehörige werden zentral geführt und im Fall nur verknüpft. Das Entfernen einer Verknüpfung löscht deshalb keinen Kontakt.

  4. Änderungen als Nachweis lesen

    Der Verlauf zeigt wichtige Schritte chronologisch. Sie erkennen, wann Fallstatus, Unterlagen, Auftrag, Rechnung oder Zahlung dokumentiert wurden.

Schritt 10 von 16

Termine anfragen, bestätigen und ändern

Eigene Termine und externe Terminwünsche anlegen, bestätigen, kontrolliert ändern und nachvollziehbar stornieren.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:50 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Einen Termin mit Fallbezug anlegen
  2. 02Einen externen Terminwunsch anfragen
  3. 03Bestätigung und spätere Änderung dokumentieren
  4. 04Stornieren und Historie erhalten
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  1. Einen Termin mit Fallbezug anlegen

    Wählen Sie Datum, Uhrzeit und bei Bedarf einen Fall. Erst nach dem Speichern erscheint der Termin zuverlässig in Kalender und Tageszentrale.

  2. Einen externen Terminwunsch anfragen

    Ein Terminwunsch bleibt zunächst angefragt. Halten Sie Gegenstelle und Rückmeldung fest, statt eine noch offene Abstimmung als bestätigt zu behandeln.

  3. Bestätigung und spätere Änderung dokumentieren

    Nach der Zusage bestätigen Sie den Termin. Eine anschließende Änderung erzeugt eine sichtbare Folgeprüfung, damit niemand mit einem alten Stand arbeitet.

  4. Stornieren und Historie erhalten

    Stornieren beendet den aktiven Termin, entfernt aber nicht seine dokumentierte Vorgeschichte. So bleibt eine bereits erfolgte externe Abstimmung nachvollziehbar.

Schritt 11 von 16

Rechnungen sicher bearbeiten

Entwurf prüfen, verbindlich festschreiben, korrekt stornieren sowie Teil-, Dritt- und Vollzahlungen nachvollziehbar buchen.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:50 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Den Rechnungsentwurf vollständig prüfen
  2. 02Die Rechnung verbindlich festschreiben
  3. 03Eine festgeschriebene Rechnung richtig korrigieren
  4. 04Zahlungen und Exporte nachvollziehen
Vollständiges Transkript lesen

  1. Den Rechnungsentwurf vollständig prüfen

    Kontrollieren Sie Empfänger, Positionen, Steuern und Fremdkosten, solange der Beleg Entwurf ist. Änderungen sind in dieser Phase noch direkt möglich.

  2. Die Rechnung verbindlich festschreiben

    Beim Festschreiben erhält die Rechnung ihre Nummer. Empfänger, Positionen und Dokument werden danach unveränderlich als gemeinsamer Stand erhalten.

  3. Eine festgeschriebene Rechnung richtig korrigieren

    Eine falsche Rechnung wird storniert und nicht überschrieben. Der alte Beleg bleibt erhalten; die korrigierte Festschreibung erhält eine neue Nummer.

  4. Zahlungen und Exporte nachvollziehen

    Buchen Sie Teil-, Dritt- oder Vollzahlungen mit Methode und Datum. Offener Betrag, Zahlstatus sowie E-Rechnung und DATEV-Ausgabe bleiben zusammen sichtbar.

Schritt 12 von 16

Fremdbelege prüfen und weiterberechnen

Eingangsbelege erfassen, Dubletten beurteilen, Beträge auf Fälle verteilen, freigeben und genau einmal weiterberechnen.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:50 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Den Originalbeleg vollständig erfassen
  2. 02Mögliche Dubletten bewusst beurteilen
  3. 03Beträge centgenau Fällen zuordnen
  4. 04Fremdkosten genau einmal weiterberechnen
Vollständiges Transkript lesen

  1. Den Originalbeleg vollständig erfassen

    Erfassen Sie Lieferant, Belegnummer, Datum und signierte Beträge anhand des Originals. Die Datei bleibt als Nachweis mit dem Datensatz verbunden.

  2. Mögliche Dubletten bewusst beurteilen

    Aktenlauf warnt bei ähnlicher Belegnummer und demselben Lieferanten. Prüfen Sie den Hinweis, bevor Sie einen zweiten Datensatz ausdrücklich zulassen.

  3. Beträge centgenau Fällen zuordnen

    Verteilen Sie Netto, Steuer und Brutto auf die betroffenen Fälle. Vor der Freigabe lassen sich Zuordnungen korrigieren; danach ist der geprüfte Stand gebunden.

  4. Fremdkosten genau einmal weiterberechnen

    Eine freigegebene Zuordnung kann in den Auftrag übernommen werden. Aktenlauf schützt sie anschließend vor doppelter Weiterberechnung und unbemerkter Änderung.

Schritt 13 von 16

Betrieb, Briefkopf und Leistungen einrichten

Betriebsprofil, Dokumentgestaltung, Leistungskatalog und Produktpakete so vorbereiten, dass neue Fälle sofort arbeitsfähig sind.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:50 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Betriebsprofil und Zahlungsdaten pflegen
  2. 02Briefkopf und Darstellung kontrollieren
  3. 03Leistungen zentral vorbereiten
  4. 04Produktpakete aus Leistungen zusammenstellen
Vollständiges Transkript lesen

  1. Betriebsprofil und Zahlungsdaten pflegen

    Anschrift, Bankverbindung und Zahlungsziel werden in Dokumenten und Rechnungen verwendet. Prüfen Sie diese Grunddaten, bevor Sie verbindliche Belege erzeugen.

  2. Briefkopf und Darstellung kontrollieren

    Hinterlegen Sie Logo und Akzentfarbe und prüfen Sie die Vorschau. Die Gestaltung verändert die Darstellung, nicht die fachlichen Falldaten.

  3. Leistungen zentral vorbereiten

    Pflegen Sie Bezeichnung, Nettopreis und Umsatzsteuer einmal im Leistungskatalog. Deaktivierte Leistungen bleiben historisch erhalten, stehen aber nicht mehr zur Auswahl.

  4. Produktpakete aus Leistungen zusammenstellen

    Bündeln Sie häufige Leistungen zu Paketen. Im Fall bleibt die Herkunft jeder Position sichtbar und kann vor der Auftragsbindung angepasst werden.

Schritt 14 von 16

Team und Zugänge sicher verwalten

Einladungen, Rollen, Sitzungen und kritische Zugangsänderungen ohne Supporttermin nachvollziehbar verwalten.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:50 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Eine Person mit passender Rolle einladen
  2. 02Rollen und Berechtigungen verstehen
  3. 03Zugang deaktivieren oder endgültig entfernen
  4. 04Inhaberwechsel und Sitzungen kontrollieren
Vollständiges Transkript lesen

  1. Eine Person mit passender Rolle einladen

    Tragen Sie die betriebliche E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Rolle bewusst. Offene Einladungen können erneuert oder widerrufen werden.

  2. Rollen und Berechtigungen verstehen

    Inhaber verwalten Betrieb und Zugänge; Mitarbeitende arbeiten im freigegebenen Kern. Rollenänderungen wirken erst nach sicherer Bestätigung.

  3. Zugang deaktivieren oder endgültig entfernen

    Deaktivieren ist umkehrbar und beendet Sitzungen sofort. Endgültiges Entfernen anonymisiert den Zugang, während bereits dokumentierte Vorgänge erhalten bleiben.

  4. Inhaberwechsel und Sitzungen kontrollieren

    Ein Inhaberwechsel entzieht der bisherigen Person ihre Inhaberrechte. Aktive Sitzungen lassen sich einzeln widerrufen, ohne Falldaten zu verändern.

Schritt 15 von 16

Zugang mit 2FA und Recovery-Codes schützen

E-Mail bestätigen, Authenticator einrichten, Wiederherstellungscodes sichern und den zweiten Faktor kontrolliert verwalten.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:50 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Die eigene E-Mail-Adresse bestätigen
  2. 02Authenticator als zweiten Faktor einrichten
  3. 03Recovery-Codes einmalig sicher ablegen
  4. 042FA kontrolliert deaktivieren oder zurücksetzen
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  1. Die eigene E-Mail-Adresse bestätigen

    Die bestätigte Adresse gehört zum sicheren Zugang und zum schriftlichen Self-Service. Fordern Sie den Link bei Bedarf direkt erneut an.

  2. Authenticator als zweiten Faktor einrichten

    Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App und bestätigen Sie einen aktuellen Code. Die App funktioniert auch ohne Mobilfunkempfang.

  3. Recovery-Codes einmalig sicher ablegen

    Die Wiederherstellungscodes werden nur einmal vollständig angezeigt. Jeder Code funktioniert genau einmal und gehört außerhalb des Browsers sicher verwahrt.

  4. 2FA kontrolliert deaktivieren oder zurücksetzen

    Zum Deaktivieren benötigen Sie Passwort und Sicherheitscode. Ein administrativer Reset beendet Sitzungen und zeigt niemals bestehende Geheimnisse an.

Schritt 16 von 16

Testphase, Nur-Lesen und Export verstehen

Die 60 Testtage, rechtzeitige Hinweise, den Nur-Lesen-Zustand und den jederzeit erreichbaren vollständigen Datenexport sicher einordnen.

4 Kapitel · 1 geprüfte Produktabläufe · 0:48 Min.

Deutsche Sprecherfassung · Untertitel standardmäßig aktiv · Musik unter CC0
  1. 01Die vollständige Testphase einordnen
  2. 02Hinweise vor dem Testende verstehen
  3. 03Nach dem Ende sicher im Nur-Lesen-Modus bleiben
  4. 04Den vollständigen Datenexport selbst herunterladen
Vollständiges Transkript lesen

  1. Die vollständige Testphase einordnen

    Die Testphase beginnt ohne Kreditkarte und ohne automatische Belastung. Der Arbeitskern steht während der vollen sechzig Tage ohne funktionale Einschränkung bereit.

  2. Hinweise vor dem Testende verstehen

    Aktenlauf zeigt das bevorstehende Ende rechtzeitig an. Sie können weiterarbeiten und in Ruhe entscheiden, ohne einen Termin mit dem Vertrieb zu vereinbaren.

  3. Nach dem Ende sicher im Nur-Lesen-Modus bleiben

    Ohne Tarif werden produktive Änderungen gesperrt. Vorhandene Fälle, Rechnungen und Dokumente bleiben weiterhin lesbar und nachvollziehbar.

  4. Den vollständigen Datenexport selbst herunterladen

    Der Vollauszug enthält strukturierte Betriebsdaten und zugeordnete Dokumentdateien. Er bleibt auch nach Testende oder Kündigung ohne Supportticket erreichbar.

Nach der Reihe

Prüfen Sie den Ablauf mit einem Beispielfall.

Die Tutorials bleiben zum Nachschlagen verfügbar. In Aktenlauf können Sie denselben Weg anschließend selbst gehen.